ビジネスシーンにおいて、名刺交換がスマートにこなせるということは、社会人としての最低限のマナーです。
これができなければ、どんなに稼いでいたとしても、とても一人前とは言えません。
この記事では、そんな名刺交換におけるビジネスマナーについて、詳しく解説していきたいと思います。
一般企業に勤めた経験のあまりないフリーランスや、就職したばかりの新入社員さんたちは、一人前の社会人としての最低限のマナーを身につける一助としてください。
ビジネスシーンにおける名刺交換の重要性
ペーパーレス化が進む現代においても、アナクロな名刺交換が行われることには、実質的な意味合いがあります。
こうした名刺交換の重要性をふまえ、その機会を蔑ろにせずに対峙することが、社会人として名刺交換のビジネスマナーを理解するためのファーストステップです。
ファーストインプレッションでペースをつかむ
名刺交換をする相手というのは、当然初対面の相手です。
そんな初対面の相手に、自分の顔と名前、さらに所属している組織などを覚えてもらうためのコミュニケーションツールとして、名刺は非常に役立ちます。
笑顔とともに名刺を差し出せば、相手の緊張をほぐし、初対面の張り詰めた空気をやわらげ、自身が先んじてその場のペースをつかめるでしょう。
コミュニケーションツールとしてブランドを共有
文字だけのお堅いイメージの名刺から、イラストや画像を使ったおしゃれな名刺、さらには素材や形にこだわった個性的な名刺まで、名刺１つが伝える情報というのは多岐にわたります。
こうした自身のブランドイメージにあった名刺を交わすことで、互いの人物や団体の持つイメージを共有するというのも、名刺交換の欠かせない役割です。
取引きにあたっての信用性の担保
名刺を差し出しながら簡単な自己紹介を添えることで、まず自分がどういった立場の人間なのかを明確にします。
これは、名刺という「身分証明書」を差し出すということでもあり、そこに書かれた情報とともに、名刺が社会的信頼性の担保となってくれるのです。
名刺交換のビジネスマナー
それでは、実際の名刺交換のビジネスマナーについて見ていきましょう。
必ず立ち上がって行う
もっとも基本的なビジネスマナーは、名刺交換は立ったまま行うというものです。
応接室などに通され、先に椅子に座って待っていた場合でも、相手が入室してきた段階で必ず立ち上がり、挨拶を交わしながら名刺を交換します。
名刺は名乗りながら両手で渡す
名刺はどんな時でも、必ず両手で扱ってください。
一般的にはお金を受け取る側（受注者側）が先に名前を名乗り、名刺入れの上に乗せた名刺を、両手で差し出します。
一言添えて両手で受け取る
自分の名刺を相手が受け取ってくれた場合、次に相手の名刺を受け取るわけですが、その際は「ちょうだいします」と一言添えて、この場合も名刺入れの上で両手で受け取ります。
受け取った名刺は一旦自分の胸よりも高い位置で内容を確認し、読み方が分からない名前などの場合は、この時点で相手に確認しておくようにすれば、失礼がないでしょう。
名刺を忘れた時は？
原則的に初めての相手と対面する時は、名刺を忘れずに用意しておきたいものです。
しかし、万が一忘れてしまった場合は、「申し訳ございません。ただいま名刺を切らせておりまして」と詫びるようにします。
正直に「忘れました」と言うことは、必ずしも美徳とは言えません。
相手が名刺をくれなかった時の対処法
自分が名刺を差し出したのに、先方がなんの一言もなく名刺をくれなかった場合でも、その場で催促するのはNGです。
商談がひと通り終わったあと、帰る間際に「恐れ入りますが、お名刺を一枚いただけないでしょうか」とお願いすれば、失礼にはあたりません。
複数人と名刺交換をする場合の注意点
ケースによっては複数の人と名刺を交換する場合もあるでしょう。
しかし、この場合でも基本的な考え方は、これまで話したことと変わりません。
相手の中でもっとも立場が上の人から、１人ずつ挨拶とともに名刺を交換して行くようにすればOKです。
その際、先に受け取った人の名刺は、名刺入れの下側に回して持っておくようにして、名刺入れの上で複数枚の名刺を重ねることがないように注意します。
名刺交換のNG
それでは次に、名刺交換の際にやってしまいがちなNGについて解説します。
汚れた名刺を渡す
名刺というものは、自分自身の身分を保証する大切なツールです。
そのため、折れたり汚れたりする名刺を差し出すのは、相手に対しても大変失礼にあたりますので注意しましょう。
名刺を片手で扱う
名刺を差し出す時、受け取る時に片手で扱うのは、重大なビジネスマナー違反です。
しかし、互いに同時に名刺を出し合う場合などでは、名刺を右手で持って相手の名刺入れの上に差し出し、こちらは左手で持った名刺入れの上で受け取るようにして、確認の際に改めて両手でおしいだくようにします。
ロゴや名前を指で隠す
自分の名刺を差し出す時や、相手の名刺を受け取る場合に、名刺に書かれたロゴや名前を指で隠してしまわないように注意します。
名刺入れを持ち歩かない
名刺はポケットやかばんから、裸で取り出してはいけません。
必ず名刺入れやケースを持ち歩き、交換の際はそちらから取り出して受け渡すようにしましょう。
相手が名刺を渡してくれるまで待つ
相手が名刺を出してくれなそうな場合でも、立場がどうあれそれを待ったりはせず、自分から名刺を出したり、すぐに次のアクションに移るようにします。
もらった名刺をすぐにしまい込む
受け取った名刺をろくに確認もせず、名刺入れなどにしまい込むのは、重大なマナー違反です。
商談の間も、相手が１人であれば名刺入れの上に、複数の場合は席の並び順に机の上に並べ、常に確認ができるようにしておくと良いでしょう。
相手の目の前で名刺にメモ書きをする
受け取った名刺に、相手の目の前でメモ書きをするのは、どんな事があっても避けましょう。
また、名刺交換の前に自身の名刺に携帯番号などを書き込むのも、名刺を汚したということになってしまうのでNGです。
＞＞名刺交換は裏面で制す！名刺裏面のメッセージ例文と書き込む時の注意点
名刺交換後のビジネスマナー
名刺を交換して商談が終わったあとの処理も、しっかりとしたビジネスマナーとともに保管したいものです。
名刺はメモ書きをしてフォルダで保管
受け取った名刺には、相手の印象や特記事項などをメモして、しっかりとファイルに保管するようにします。
相手のことをしっかりと覚えておくためにも、いつまでも名刺入れに入れっぱなしにせず、メモとともにその日のうちにファイリングするようにしましょう。
不要になった名刺を安易に捨てない
名刺の相手との取引が無くなった場合や、最近普及している名刺管理アプリに入力して、名刺自体が不要になった場合でも、安易にゴミ箱などに捨てるのは、ビジネスマナー上は大変なNGです。
名刺とはその人の個人情報が記された重要書類の１つと考えて、できればシュレッダーなどにかけて処分することが望ましいでしょう。
まとめ～名刺は自分を表す鏡
この記事では、新入社員や、社会経験の少ないフリーランスの方のための、名刺交換のビジネスマナーについて解説してきました。
こうした名刺交換の場では、しっかりとしたマナーに則った行動をした上で、自身のブランドイメージを的確に表した名刺を差し出すことが、初対面の相手に好印象を残す秘訣です。
名刺交換のビジネスマナーと、自身のアピールをする名刺デザイン。
これがそろって、初めてクライアントとのコミュニケーションがうまくいくのです。
